Відповідно до ЗУ «Про забезпечення прав та свобод внутрішньо переміщених осіб», факт внутрішнього переміщення підтверджується довідкою про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи. Підставами для взяття на облік внутрішньо переміщеної особи є наявність реєстрації місця проживання на території, де виникли обставини, зазначені в статті 1 цього Закону, на момент їх виникнення.

 Для отримання довідки внутрішньо переміщена особа має звернутися до структурного підрозділу місцевої державної адміністрації з питань соціального захисту населення за місцем фактичного проживання із заявою про отримання довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи.

 Заява внутрішньо переміщеною особою подається особисто, а дітьми, дітьми-сиротами, дітьми, позбавленими батьківського піклування, недієздатними особами або особами, дієздатність яких обмежено, - через законного представника (далі - заявник). У випадку відсутності законного представника у дітей-сиріт або дітей, позбавлених батьківського піклування, або якщо діти прибувають без супроводження, таку заяву від їх імені подають органи опіки та піклування, що розташовані за місцем виявлення таких дітей.

Заява підписується заявником або його законним представником, який дає згоду на обробку, використання, зберігання його персональних даних та персональних даних осіб, законним представником яких він є.

 Студенти, які здобували певний освітньо-кваліфікаційний рівень та мали реєстрацію місця проживання в гуртожитках, після зняття з реєстрації мають право на отримання довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи у випадку, якщо не бажають повернутися до попереднього місця проживання через обставини, зазначені у статті 1 цього Закону.

 Заява повинна містити таку інформацію про заявника:

прізвище, ім’я, по батькові;

громадянство;

дату та місце народження;

стать;

відомості про неповнолітніх внутрішньо переміщених осіб, які прибули разом з ним (у разі необхідності);

відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання;

адресу, за якою з особою може вестися офіційне листування або вручення офіційної кореспонденції, та номер телефону;

обставини, що спричинили внутрішнє переміщення;

декларацію особи про непричетність такої особи до скоєння злочинів або співучасті у злочинах;

відомості про житлові, соціальні, медичні, освітні та інші потреби;

згоду на обробку персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".

 Разом із заявою заявник подає:

документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або тимчасове посвідчення, що підтверджує особу громадянина України;

у разі наявності - документ, що підтверджує факт проживання на території адміністративно-територіальної одиниці, з якої здійснюється внутрішнє переміщення у зв’язку з обставинами, визначеними у статті 1 цього Закону (документ, що підтверджує громадянство України, посвідчує особу чи її спеціальний статус з відміткою про реєстрацію місця проживання, військовий квиток з відомостями про проходження військової служби, трудова книжка із записами про здійснення трудової діяльності, документ, що підтверджує право власності на нерухоме майно);

у разі необхідності - свідоцтво про народження дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування.

У разі подачі заяви законним представником додатково подаються:

документ, що посвідчує особу законного представника;

документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, крім випадків, коли законними представниками є батьки (усиновлювачі).

 Довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи (далі - довідка) видається структурним підрозділом місцевої державної адміністрації з питань соціального захисту населення в день подання заяви, підписується та засвідчується уповноваженою посадовою особою цього структурного підрозділу без сплати будь-яких платежів та зборів, включаючи як першу видачу такої довідки, так і в разі повторної її видачі у випадку втрати, пошкодження або з метою продовження її дії.

Термін дії такої довідки становить шість місяців з моменту її видачі.

У випадку продовження дії обставин, що визначені у статті 1 цього Закону, термін дії такої довідки може бути продовжено на наступні шість місяців, для чого внутрішньо переміщена особа має повторно звернутися за фактичним місцем свого проживання до відповідного структурного підрозділу відповідної місцевої державної адміністрації з питань соціального захисту населення.

 З метою належної організації роботи з внутрішньо переміщеними особами та здійснення перевірки наданої інформації структурні підрозділи місцевої державної адміністрації з питань соціального захисту населення взаємодіють в порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, з центральними та місцевими органами виконавчої влади з урахуванням вимог Закону України "Про захист персональних даних".

 Порядок збору та обробки даних, оформлення і видачі довідки та форма її зразка затверджуються Кабінетом Міністрів України.

До довідки вноситься така інформація:

номер довідки, дата її видачі та назва органу, що її видав;

прізвище, ім’я, по батькові заявника;

дата та місце народження заявника;

стать заявника;

відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання заявника.

 Заявнику може бути відмовлено у видачі довідки, продовженні її дії або скасовано її дію, якщо:

1) відсутні обставини, що спричинили внутрішнє переміщення, визначені у статті 1 цього Закону, або обставини, що раніше існували, істотно змінились;

2) у державних органів наявні відомості про подання завідомо неправдивих відомостей для отримання довідки;

3) заявник втратив документи, що посвідчують його особу та підтверджують громадянство України, до їх відновлення.

У день подання заяви заявнику видається довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи або в той же день видається рішення про підстави відмови за підписом керівника такого органу соціального захисту, що здійснює облік внутрішньо переміщеної особи.

У випадку відмови у продовженні терміну дії такої довідки або скасування її дії заявнику письмово повідомляються підстави такої відмови.

Особа має право звернутися із заявою повторно, якщо в неї з’явилися підстави, визначені встатті 1 цього Закону, або оскаржити таке рішення про відмову до суду.

У разі неотримання довідки або письмово оформленого рішення про відмову протягом одного дня з такого звернення особа має право звернутися до суду щодо оскарження протиправних дій чи бездіяльності такого органу та його посадових осіб.

 У разі втрати або псування довідки замість неї безоплатно видається дублікат на підставі заяви (з поясненням фактичних обставин втрати або псування довідки).

 Єдина інформаційна база даних про внутрішньо переміщених осіб створюється з метою обліку внутрішньо переміщених осіб.

Органи виконавчої влади, які на виконання вимог цього Закону здійснюють покладені на них повноваження (взяття на облік внутрішньо переміщених осіб, забезпечення їх житлом, необхідним харчуванням, реєстрацію їх фактичного місця перебування, виплату передбаченої законодавством державної допомоги), вносять в межах компетенції відомості про внутрішньо переміщених осіб до Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб. Порядок створення, ведення та доступу до відомостей Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб визначається Кабінетом Міністрів України.

Кабінет Міністрів України визначає центральний орган виконавчої влади, відповідальний за забезпечення формування та ведення Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб.

 До Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб вносяться такі відомості про внутрішньо переміщену особу:

прізвище, ім’я, по батькові, громадянство;

дата та місце народження;

стать;

документ, що посвідчує особу;

номер довідки, дата її видачі та назва органу, що її видав;

відомості про останнє зареєстроване місце проживання внутрішньо переміщеної особи на території, де виникли обставини, зазначені у статті 1 цього Закону, та її фактичне місце перебування;

адреса, за якою з внутрішньо переміщеною особою може вестися офіційне листування або вручення офіційної кореспонденції, та номер телефону;

відомості про житлові, соціальні, медичні, освітні та інші потреби внутрішньо переміщених осіб, стан їх забезпечення;

відомості про виплачені особі грошові кошти.

 Органи державної влади та органи місцевого самоврядування мають право на безоплатній основі одержувати інформацію з Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб.

Довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи засвідчує місце проживання внутрішньо переміщеної особи на період наявності підстав, зазначених у статті 1 цього Закону.

Територіальний підрозділ центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері міграції (імміграції та еміграції), проставляє у довідці про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи відмітку про реєстрацію місця проживання, в якій зазначається:

1) адреса фактичного проживання, за якою внутрішньо переміщеній особі може бути вручено офіційну кореспонденцію (місце фактичного проживання); або

2) адреса структурного підрозділу місцевої державної адміністрації з питань соціального захисту населення; або

3) адреса територіального підрозділу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері міграції (імміграції та еміграції).

При цьому відмітка про реєстрацію місця проживання внутрішньо переміщеної особи не вноситься до її паспортного документа.

 У випадку зміни фактичного місця проживання внутрішньо переміщена особа повідомляє про це у найближчий територіальний підрозділ центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері міграції (імміграції та еміграції), протягом 10 днів.

 Уповноважена особа територіального підрозділу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері міграції (імміграції та еміграції), вносить відомості про фактичне місце проживання внутрішньо переміщеної особи до Єдиної інформаційної бази даних про внутрішньо переміщених осіб.

 Реєстрація або перереєстрація місця проживання внутрішньо переміщеної особи здійснюється територіальними підрозділами центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері міграції (імміграції та еміграції), є безкоштовною та не передбачає сплати суми державного мита, інших платежів та зборів.

 Органи державної виконавчої влади та органи місцевого самоврядування України, їх посадові та службові особи, підприємства, установи та організації будь-яких організаційно-правових форм чи відносин власності для забезпечення реєстрації та надання місця проживання внутрішньо переміщеної особи, крім паспортного документа, не вправі вимагати довідки або будь-які інші документи, що мають видаватися на території, яку внутрішньо переміщена особа покинула.

У разі необхідності перевірки окремих відомостей про особу органи державної виконавчої влади та органи місцевого самоврядування України, їх посадові та службові особи мають право безоплатно користуватися відомостями відповідних державних реєстрів (у тому числі - з Державного реєстру виборців), а у разі обробки персональних даних про таких осіб після отримання від них заяв про згоду на доступ та обробку персональних даних відповідно до положень Закону України "Про захист персональних даних".

 Ржищівське міське управління юстиції